A faire avant votre départ

Vous venez d'être accepté(e) dans une université étrangère comme étudiant(e) en échange, félicitations !

Le parcours du combattant n’étant pas terminé, voici les démarches à entreprendre pour un départ en toute tranquillité.

Ré-inscription à l'Université d'Avignon
Tout étudiant partant à l'étranger dans le cadre d’un programme d'échange doit absolument s'inscrire à l'Université d'Avignon avant son départ et payer ses frais d'inscription.
Le paiement de la sécurité sociale étudiante française est obligatoire (et permet aussi de bénéficier de la couverture sociale pendant les vacances en France).

En tant qu'étudiant en échange, vous êtes exempté du paiement des frais d’inscription dans l’université d’accueil.
La photocopie de votre carte d’étudiant, délivrée par le Service de la Scolarité de l’Université d’Avignon et valable pendant votre période d'études à l'étranger doit parvenir au SRI dès votre réinscription.

Visa
Pour de nombreux pays hors Union Européenne, l’obtention d’un visa d’études est une condition préalable au départ.

Pour les étudiants qui n'ont pas la nationalité française, il faut être en règle avec la législation relative à l'immigration de votre pays de destination.
Vous devez effectuer directement les démarches administratives auprès de l’Ambassade du pays d’accueil (à Paris). Merci d’envoyer ou d’apporter au SRI une copie de votre visa avant votre départ.
Un visa d’études coûte généralement entre 100 € et 200 € et nécessite souvent au moins un voyage à Paris…
Pensez aussi à votre passeport qui doit être valide au moins six mois au-delà de la fin de votre séjour à l’étranger.

Si vous prévoyez de faire un stage après votre période d’études, veuillez vous renseigner sur les formalités de visa de travail. Pour certains pays (notamment les Etats-Unis), ce permis est difficile à obtenir et coûte très cher (de l’ordre de 500 € selon le nombre de mois). Vous pouvez demander à votre employeur de vous aider à obtenir ce visa de stage.
Si vous souhaitez travailler à l’étranger, renseignez-vous auprès de l’Ambassade pour savoir si cela est permis, et dans quelles conditions.
Dans certains pays hors Union Européenne, il est possible de travailler sur le campus, mais pas en dehors.

Couverture santé
Bien avant votre départ, vous devez vous renseigner auprès de votre caisse d'assurance maladie afin d’obtenir une couverture médicale à l’étranger.
Dans le cas où vous ne seriez pas ou insuffisamment couvert(e) par votre caisse habituelle, sachez qu’il existe plusieurs assureurs spécialisés (par exemple www.cfe.fr, www.assistance-etudiants.com).

Renseignez-vous auprès de votre centre de sécurité sociale pour savoir si votre assurance maladie couvre un séjour dans le pays choisi. Certaines universités partenaires exigent que vous souscriviez leur propre assurance, d’autres universités acceptent un certificat attestant votre couverture assurance maladie française.

Vous devez aussi souscrire impérativement une assurance rapatriement et responsabilité civile. Avant de faire le choix d’une assurance complémentaire, renseignez vous; votre assurance multi-garantie vous couvre peut-être déjà !

Pour le Québec, votre sécurité sociale (ou mutuelle) vous délivrera un formulaire dit "SE 401 Q 106" qui vous évite de payer la couverture maladie au Québec (si vous avez la nationalité française). Vous devez faire signer ce formulaire par le Service des Relations Internationales de l’Université d'Avignon (et par la CPAM) avant de partir.

Bourses
Assurez-vous d'avoir constitué votre dossier et d'avoir déposé au SRI avant votre départ.

Une commission de bourses de mobilité à l'internationale déterminera la répartition des allocations et vous serez informé par mail de la décision de la commission. Mieux vaut partir avec des économies !

A votre arrivée dans l’université d’accueil, merci de nous adresser le plus tôt possible une attestation d’arrivée signée, tamponnée et datée pour certifier la date de début de votre présence à l’université.

Inscription consulaire
Le Consulat Général de France a la charge, entre autres, d’assurer la défense et la protection des Français à l'étranger. Il propose également des services de Mairie ou de Préfecture.

Lors de votre séjour à l’étranger, il vous est vivement recommandé de vous inscrire au registre des Français établis hors de France et de solliciter une carte consulaire. Cette démarche est gratuite, volontaire et non obligatoire et peut s’avérer très utile, par exemple pour obtenir un renouvellement de passeport ou dans le cas de la mise en place d’un plan de sécurité dans le pays. De plus, seule cette inscription au registre des Français établis hors de France permet au poste consulaire d’avoir connaissance de votre présence sur le territoire.

Pour plus de renseignements au sujet de la procédure d’inscription, nous vous invitons à visiter les sites internet suivants :
Voyage
Nous vous conseillons de réserver vos billets d’avion le plus tôt possible pour obtenir des tarifs intéressants. Attention : vous n'aurez la certitude de pouvoir partir que lorsque vous aurez obtenu votre visa (si nécessaire) et réussi vos examens à l'UAPV. Il est donc primordial d’entreprendre les démarches nécessaires auprès de l’ambassade du pays d'accueil le plus tôt possible pour ne pas acheter un billet d’avion pour rien.

Un mot sur votre valise...
Renseignez-vous auprès de la compagnie aérienne sur le nombre de bagages admis ainsi que de leur poids maximal... un bagage en excès de poids peut coûter très cher! (en sachant que bien souvent au retour la valise est plus chargée).

Logement à l'étranger
Dans la plupart des cas, les universités partenaires aident les étudiants en échange à trouver un logement; certaines exigent même qu'ils soient logé.e.s dans leur résidence universitaire sur le campus.
En général, l’université partenaire joint à sa lettre d’acceptation un formulaire de demande de logement. Il vous appartient de renvoyer ce formulaire dans les meilleurs délais.

Aucune aide au logement semblable à l’APL, à l'AS ou à l'ALS n’est offerte à l’étranger. Dans la plupart des résidences universitaires étrangères, trois mois de loyer (voire l’intégralité du séjour) sont à régler dès l’arrivée. Il s’agit souvent de sommes importantes que vous devez prévoir avant votre départ.

Santé
Avant de partir, il peut être utile de faire un bilan de santé chez votre médecin généraliste qui peut vous conseiller sur les vaccins à faire selon la destination. N'oubliez pas d'emporter vos ordonnances et votre carnet de santé ou vos certificats de vaccination. Il est également prudent de faire un tour chez le dentiste...

Carte internationale d'étudiant
La carte internationale d’étudiant ("International Student Identity Card" ou ISIC), qui est reconnue dans le monde entier ou presque, peut vous être utile.
Elle permet de bénéficier des tarifs étudiants pour les déplacements, les entrées dans les musées etc.

Elle peut être commandée par Internet sur le site ISIC ou dans une agence à Aix-en-Provence (OTU voyages) ou Marseille (Wasteels voyages).

Préparation et choc culturels
Intéressez-vous à votre destination avant de partir, cela facilite l'intégration. Lisez la presse ou des auteurs locaux dans la langue du pays d’accueil, regardez des films en VO, rencontrez des étudiants étrangers par l'intermédiaire de l’Association Echanges ou par le programme Copilote... Le programme copilote met en relation des étudiants de l'Université d'Avignon avec les étudiants étrangers présents sur le Campus.

Communiquez-nous également votre adresse électronique permanente ; elle sera utilisée tout au long de l’année. Pensez à nous signaler tout changement d’adresse postale ou électronique pendant votre séjour à l’étranger.

Et à votre retour : faites un compte-rendu !
Une fois votre séjour terminé, n’oubliez pas de renvoyer au SRI votre rapport de fin de séjour afin d’aider les futurs partants dans la préparation de leur séjour.
L’envoi de ce document est obligatoire, même si vous n’avez pas été sélectionné(e) pour une bourse de mobilité.

Pour ceux qui touchent la bourse PRAME de la région PACA, envoyez les originaux de l’attestation « B » et du rapport de séjour au SRI par la poste.

Le SRI doit obligatoirement réceptionner ces deux compte-rendu pour que vous puissiez bénéficier du dernier versement de votre bourse !